Como converter Word, Excel e PowerPoint em PDF

Como converter um documento do Office em PDF

Abra a ferramenta, clique em "Abrir conversor", envie o arquivo do Word, Excel ou PowerPoint, aguarde e clique em "Baixar PDF Convertido". O PDF sai com a formatação fiel ao original. O conversor aceita .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt e .pptx, além dos formatos OpenDocument .odt, .ods e .odp, um arquivo por vez. Diferente da maioria das ferramentas da AtlasDocs, esta conversão acontece em nosso servidor, e o arquivo é descartado logo depois.

1. Abra a ferramenta e clique em "Abrir conversor". Aparece a mensagem "Preparando o conversor… pode levar alguns segundos. Por favor, aguarde." enquanto o serviço carrega.
2. Dentro da janela do conversor, envie o arquivo do Word, Excel ou PowerPoint (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx) ou um OpenDocument (.odt, .ods, .odp). Vai um arquivo por vez, de até 200 MB.
3. Aguarde a mensagem "Convertendo documento para PDF..." sumir e clique em "Baixar PDF Convertido". O PDF sai com o mesmo nome do arquivo original.
4. Abra o PDF e confira fontes, tabelas e quebras de página antes de anexar ou imprimir.

Por que enviar em PDF, e não no arquivo original

Quando você manda um .docx ou .pptx, quem recebe vê o arquivo do jeito que o programa dele resolve mostrar: a fonte pode trocar, as margens pulam, a planilha desalinha, os slides saem do lugar. O PDF congela o documento: ele chega como você fechou, com fonte, diagramação e cores no lugar, e abre igual no celular, no computador ou no navegador, sem depender de ter o Office instalado.

• Não perde a formatação: o que você vê é o que a outra pessoa vê.
• Abre em qualquer aparelho, sem precisar do Word, do Excel ou do PowerPoint.
• Não é editado por engano: ninguém apaga um trecho sem querer ao abrir o arquivo.
• Fica com cara de documento final, pronto para enviar ou imprimir.

O que a ferramenta faz (e o que não faz)

• Entrada: Word, Excel e PowerPoint (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx) e OpenDocument (.odt, .ods, .odp), um arquivo por vez, de até 200 MB. Saída: um PDF com a formatação fiel ao original.
• Roda em nosso servidor: o arquivo é enviado para a conversão e descartado em seguida. É por isso que existe o clique em "Abrir conversor" e a espera de alguns segundos.
• Não edita o documento: ajuste texto, margens e quebras de página no programa de origem antes de converter.
• Não protege o PDF com senha nem junta vários arquivos num só; para isso, use as ferramentas de PDF da AtlasDocs depois da conversão.
• Não substitui a conferência: abra o PDF e confira fontes, tabelas e quebras de página antes de enviar.
• Se algo der errado, a janela mostra "Erro na conversão" com o motivo. Arquivo acima de 200 MB é recusado com "Arquivo muito grande! Máximo: 200MB".

Dicas antes de converter

• Planilha .xlsx: a ferramenta coloca cada aba em páginas na horizontal (paisagem), no tamanho A4, e encolhe as colunas para caberem na largura de uma página; as linhas seguem em quantas páginas forem necessárias. Se quiser limitar o que sai, defina a área de impressão no Excel antes.
• Apresentação: cada slide vira uma página do PDF, sem animações nem transições; o que está na tela é o que sai.
• Documento do Word: ative "Marcas de revisão" e comentários só se quiser que apareçam; o que estiver visível vai para o PDF.
• Arquivo antigo em .doc, .xls ou .ppt: modernize primeiro (veja abaixo) e confira o resultado antes de gerar o PDF.

E o caminho de volta, de PDF para Word?

Recebeu um PDF e precisa editar o texto? A conversão de PDF para Word devolve um .docx em um de dois modos, escolhidos na própria janela: "Cópia Fiel", que reproduz a diagramação da página, inclusive em PDF digitalizado, com reconhecimento do texto; e "Texto Editável", que entrega só o texto limpo, sem imagens. O arquivo sai com o sufixo _copia_fiel ou _editavel no nome. Ela também roda em nosso servidor, com o mesmo aviso de descarte. Os dois modos, e por que a formatação às vezes quebra, estão em como converter PDF em Word mantendo a formatação.

Arquivo antigo (.doc, .xls, .ppt)? Modernize antes

Formatos antigos do Office podem abrir com a formatação escorregada. O caminho mais seguro é converter primeiro para .docx, .xlsx ou .pptx, abrir para conferir e então gerar o PDF. O passo a passo está em como converter .doc, .xls e .ppt antigos em .docx, .xlsx e .pptx.

Só quer ver o documento, sem converter?

Se a ideia é apenas abrir um Word, Excel ou PowerPoint que chegou por e-mail, o visualizador de Office mostra o documento direto no navegador pelo botão "Abrir visualizador", sem instalar nada. O que ele mostra e os limites estão em como abrir Word, Excel e PowerPoint online, sem ter o Office.

Quando o PDF é a escolha certa

• Currículo: chega bem apresentado em qualquer computador do RH, sem risco de a formatação quebrar.
• Contrato e proposta: o texto vai fechado, do jeito combinado, sem alteração acidental.
• Relatório e planilha de resultados: os números e as tabelas mantêm o alinhamento na tela de quem lê.
• Apresentação para enviar: os slides viram um documento único, fácil de abrir e folhear.

Diferente da maioria das ferramentas da AtlasDocs, que rodam no seu navegador, a conversão de Office para PDF acontece em nosso servidor: o arquivo é enviado para gerar o PDF e descartado em seguida. Se o documento for muito sensível, avalie se pode enviá-lo antes de usar.

Se o objetivo é entregar um documento fechado, que abra igual em qualquer lugar e não seja mexido sem querer, converter para PDF antes de enviar é o passo que evita quase todo problema do outro lado.